DESBUROCRATIZAÇÃO DO REGISTRO DE EMPRESAS

Francisco Antonio Seixas de Castro Junior*

RESUMO

O presente artigo trata sobre o ato de registro de comércio ou atos de registro de empresas (como intitula o Anteprojeto  de Código Civil, no art. 1.928) valorizando o caráter pragmático deste ato dentro de uma abordagem administrativa e econômica que este representa em uma nosso meio. Apresenta o processo de regularização formal de uma empresa e logo após mostra uma nova forma de fazê-la menos burocrática e mais eficiente a qual já foi implantada no Distrito Federal.

Palavras-chave: Registro de empresas. Processo. Burocracia. Eficiência.

*Universitário – Universidade Estadural de Roraima

7 Semestre. Direito.

Email: juriseixas@gmail.com

INTRODUÇÃO

 O registro de empresas surgiu principalmente como forma de dar publicidade e proteger tanto a população quanto o próprio instituidor da empresa (trata-se de um registro público, sendo necessário que o acesso às informações nele contidas seja o mais amplo possível), pertencia este ao âmbito do direito publico e era formado pela inscrição de seus comerciantes, dependentes, aprendizes, marcas que utilizavam, decisões de seus juízes consulares e demais outras informações que eram consideradas importantes para a garantia da confiabilidade daquela empresa.

       Existem duas espécies de registro público para as atividades mercantis: o Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins e o Registro de Propriedade Industrial. Concentraremos - nos no primeiro, que é o nosso objeto de trabalho.

DESENVOLVIMENTO

O art. 967 do novo Código Civil estabelece que é obrigatória a inscrição do empresário no Registro Público de Empresas Mercantis (ou seja, na Junta Comercial) da respectiva sede, antes do início de sua atividade. Isso não significa que somente é empresário quem está registrado como tal na Junta Comercial. A sanção pelo descumprimento da norma não será a perda da caracterização jurídica de empresário, mas sim a perda de algumas vantagens desse regime: o empresário não inscrito na Junta Comercial, isto é, o empresário que não procedeu ao regular arquivamento da sua firma individual ou dos seus atos constitutivos, é um empresário irregular.

Desse modo, o empresário que não estiver com seus atos constitutivos ou firma arquivados na Junta Comercial não será considerado empresário regular e não terá algumas prerrogativas que os empresários regulares têm. Além disso, não poderá inscrever-se como contribuinte de ICMS no Estado, nem emitir nota fiscal, o que significa que tanto o empresário (com a perda de prerrogativas) quanto a Fazenda pública (por não recolher os impostos devidos) saem perdendo com a ausência de registro das empresas.

Na legislação brasileira atual a organização do registro público de empresas é disciplinado pela lei 8.934 de 18 de novembro de 1994, que trata sobre a organização do Sistema Nacional de Registro de Empresas Mercantis (Sinrem) e outras disposições. O SINREM é incumbido de exercer os serviços do Registro Público de Empresas Mercantis e é composto pelos órgãos a seguir:
      

·                    Departamento Nacional de Registro de Comércio (DNRC), órgão central do SINREM, que tem funções supervisora, orientadora, normativa e supletiva;

·                    Juntas Comerciais, como órgãos locais, que têm funções executoras e administradoras dos serviços de registro.

O Departamento Nacional de Registro de Comércio foi criado pelo art. 17, II e pelo art. 20 da Lei nº 4.048, de 1961, é um órgão do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior e tem como objetivos:

·                    supervisionar e coordenar, tecnicamente, os órgãos incumbidos da execução dos serviços de Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins;

·                    estabelecer e consolidar, com exclusividade, as normas e diretrizes gerais do Registro de Empresas;

·                    prestar orientação às Juntas Comerciais;

·                    fiscalizar os órgãos incumbidos do registro público de empresas;

·                    estabelecer normas procedimentais de arquivamento de atos de firmas mercantis individuais e sociedades mercantis;

·                    prestar colaboração técnica e financeira às Juntas Comerciais;

·                    organizar e manter atualizado o cadastro nacional das empresas mercantis, com a cooperação das Juntas; dentre outros.

Já as Juntas Comerciais foram criadas pelo Decreto nº 738, de 1850, e foram incumbidas de exercer o registro comercial, segundo o disposto no Decreto nº 2.662, de 1875, com a extinção da legislação dos Tribunais de Comércio.

Tendo em vista que havia a necessidade de um sistema adequado para o registro do comércio e para a organização das Juntas, a Constituição de 1946 incluiu como competência privativa da União legislar sobre registros públicos e Juntas Comerciais (art. 5º, XV, e). Já a Constituição de 1988 deu essa competência à União, aos Estados e ao Distrito Federal (art. 24, III). Algumas das Juntas Comerciais foram criadas na forma de autarquias e se transformaram em autarquias estaduais, vinculadas ao governo, já outras tem a forma de órgão do governo estadual. Sendo assim, as Juntas são órgãos da administração estadual que desempenham uma função de natureza federal, devendo obedecer às normas técnicas do Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC) e administrativas da legislação estadual.

 Então, as Juntas Comerciais são autarquias ou órgãos existentes em todos os Estados brasileiros e são responsáveis pelo registro de atividades ligadas a sociedades empresariais; seus membros são chamados de vogais e são nomeados pelo governo de cada estado. A Lei nº 8.934, de 1994, regulamentada pelo Decreto nº 1.800, de 1996, reviu toda a matéria correspondente e dispõe sobre o Registro Público de Empresas Mercantis, assim como os art. 1.150 e seguintes do Código Civil.

As Juntas são compostas da presidência, do plenário, das turmas, da secretaria geral, da procuradoria geral e das Delegacias, podendo também possuir uma assessoria técnica com as funções de preparador e relator dos documentos a serem submetidos a sua deliberação, cujos membros deverão ser bacharéis em direito, economistas, contadores, técnicos em contabilidade ou os que exerciam anteriormente a função de vogal.

Além da execução do registro do Comércio, as Juntas Comerciais têm como funções: fixar o número, processar a habilitação e nomeação dos tradutores públicos e intérpretes comerciais, leiloeiros, avaliadores comerciais, corretores de mercadorias e os seus prepostos e fiéis, fiscalizando-os, organizando e revendo a tabela de seus emolumentos (que depois serão enviados ao chefe do executivo para aprovação); proceder ao assentamento dos usos e práticas mercantis; fiscalizar os trapiches, armazéns gerais e de depósitos; solucionar consultas formuladas pelos poderes públicos regionais e todas as demais tarefas que lhes são atribuídas por normas legais ou administrativas emanadas destes poderes.

A Junta Comercial também têm a competência de elaborar o seu Regimento Interno e organizar tabela das taxas e emolumentos devidos pelos atos que praticar e seu orçamento, encaminhando-os à autoridade estadual a que esteja subordinada (art. 8º, IV, da Lei nº 8.934 de 1996).

 Com a observância das normas técnicas emitidas pelo DNRC, as juntas farão os registros das empresas, exigindo e conferindo a documentação necessária para tanto. Mas apenas o registro não garante a regularidade de uma empresa frente às demais exigências legais, sendo a simplificação de tal regularidade, ou seja, a simplificação da burocracia para o empreendedor que pretende iniciar ou formalizar a sua empresa o objeto específico do presente artigo.

 Para uma empresa funcionar, ela precisa estar legalmente registrada na Prefeitura ou na Administração regional da cidade, como também no Estado, na Receita federal e na Previdência Social e, por vezes, a empresa deverá ser registrada também nos órgãos de fiscalização como a Entidade de Classe e Secretaria do meio Ambiente, sendo o registro na junta comercial apenas um dos atos para a regularidade da empresa.

Como é possível observar, o registro um ato imprescindível para a atuação regular do empresário e é correto dizer que a Junta Comercial é o único órgão do Registro Público de Empresas Mercantis autorizados a receber a inscrição dos empresários e que é obrigatória a inscrição do empresário no registro público de empresas mercantis da respectiva sede, inscrição que se fará com requerimento que contenha seu nome, firma, capital, objeto e a sede da empresa. Sendo, digamos “o ponto de partida” para a regular atuação do empresário. Vamos analisar o processo de inscrição e regularização da empresa. 

O empresário deve, primeiramente, requerer seu registro na Junta Comercial. O registro será feito mediante arquivamento dos atos constitutivos da sociedade empresária, se a atividade for exercida por uma pessoa jurídica, ou da firma individual, caso a atividade seja exercida por uma pessoa física em nome próprio. 

Vale lembrar que o ato, documento ou instrumento apresentado para arquivamento na Junta Comercial, será objeto de exame do cumprimento das formalidades legais e, verificada a existência de vício insanável, será indeferido; quando sanável, o processo será colocado em exigência, que deverá ser cumprida em 30 dias, contados da data da ciência pelo interessado ou da publicação do despacho. Para fazer o registro é preciso apresentar uma série de documentos e formulários que podem variar de um estado para o outro. Cito os mais comumente exigidos:

·                    Contrato Social;

·                     Documentos pessoais de cada sócio (no caso de uma sociedade).

O Contrato Social é a peça mais importante do início da empresa, e nele devem estar definidos claramente os seguintes itens:

·                    Interesse das partes;

·                    Objetivo da empresa;

·                    Descrição do aspecto societário e a maneira de integralização das cotas.

Para ser válido, o Contrato Social deverá ter o visto de um advogado. As micro empresas e empresas de pequeno porte são dispensadas da assinatura do advogado, conforme prevê o Estatuto da Micro e Pequena Empresa. Ainda na Junta Comercial ou no Cartório, deve-se verificar se há alguma outra empresa registrada com o nome pretendido. Geralmente é necessário preencher um formulário próprio, com três opções de nome. Há estados que já oferecem esse serviço pela Internet. Se tudo estiver certo, será possível prosseguir com o arquivamento do ato constitutivo da empresa, quando geralmente serão necessários os documentos:

·                    Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, em três vias;

·                    Cópia autenticada do RG e CPF do titular ou dos sócios;

·                    Requerimento Padrão (Capa da Junta Comercial), em uma via;

·                    FCN (Ficha de Cadastro Nacional) modelo 1 e 2, em uma via;

·                    Pagamento de taxas através de DARF

Os preços e prazos para abertura variam de estado para estado. Para isso, o ideal é informar-se na Junta Comercial do estado em que a empresa estiver localizada.
Registrada a empresa, será entregue ao seu proprietário o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa).que é uma etiqueta ou um carimbo, feito pela Junta Comercial ou Cartório, contendo um número que é fixado no ato constitutivo.

Após a obtenção do NIRE, chega a hora de registrar a empresa como contribuinte, ou seja, de obter o CNPJ. O registro do CNPJ é feito exclusivamente pela Internet, no site da Receita Federal por meio do download de um programa específico. Os documentos necessários, informados no site, são enviados por correios ou pessoalmente para a Secretaria da Receita Federal, e a resposta é dada também pela Internet.

Ao fazer o cadastro no CNPJ, é preciso escolher a atividade que a empresa irá exercer. Essa classificação será utilizada não apenas na tributação, mas também na fiscalização das atividades da empresa. Vale ressaltar que nem todas as empresas podem optar pelo Simples, principalmente as prestadoras de serviços que exigem habilitação profissional.

Com o CNPJ cadastrado, é preciso ir à prefeitura ou administração regional para receber o alvará de funcionamento. O alvará é uma licença que permite o estabelecimento e o funcionamento de instituições comerciais, industriais, agrícolas e prestadoras de serviços, bem como de sociedades e associações de qualquer natureza, vinculadas a pessoas físicas ou jurídicas. Isso é feito na prefeitura ou na administração regional ou na Secretaria Municipal da Fazenda de cada município. Geralmente, a documentação necessária é:

·                     Formulário próprio da prefeitura;

·                    Consulta prévia de endereço aprovada;

·                    Cópia do CNPJ;

·                    Cópia do Contrato Social;

·                    Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário.

Já o cadastro no sistema tributário estadual deve ser feito junto à Secretaria Estadual da Fazenda, lembrando que em alguns estados a inscrição estadual deve ser solicitada antes do alvará de funcionamento. Em geral, ele não pode ser feito pela Internet, mas isso varia de estado para estado. Atualmente, a maioria dos estados possui convênio com a Receita Federal, o que permite obter a Inscrição Estadual junto com o CNPJ, por meio de um único cadastro. A Inscrição Estadual é obrigatória para empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual. Também estão incluídos os serviços de comunicação e energia. Ela é necessária para a obtenção da inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e em geral a documentação pedida para o cadastro é:

·                    DUC (Documento Único de Cadastro), em três vias;

·                     DCC (Documento Complementar de Cadastro), em 1 via;

·                    Comprovante de endereços dos sócios, cópia autenticada ou original;

·                    Cópia autenticada do documento que prove direito de uso do imóvel, como por exemplo o contrato de locação do imóvel ou escritura pública do imóvel;

·                    Número do cadastro fiscal do contador;

·                    Comprovante de contribuinte do ISS, para as prestadoras de serviços;

·                    Certidão simplificada da Junta (para empresas constituídas há mais de três meses);

·                    Cópia do ato constitutivo;

·                    Cópia do CNPJ;

·                    Cópia do alvará de funcionamento;

·                    RG e CPF dos sócios.

Após a concessão do alvará de funcionamento, a empresa já está apta a entrar em operação. No entanto, ainda faltam duas etapas fundamentais para o seu funcionamento. A primeira é o cadastro na Previdência Social, independente da empresa possuir funcionários. Para contratar funcionários, é preciso arcar com as obrigações trabalhistas sobre eles. Ainda que seja um único funcionário, ou apenas os sócios inicialmente, a empresa precisa estar cadastrada na Previdência Social e pagar os respectivos tributos. Assim, o representante deverá dirigir-se à Agência da Previdência de sua jurisdição para solicitar o cadastramento da empresa e seus responsáveis legais. O prazo para cadastramento é de 30 dias após o início das atividades.

Agora resta apenas preparar o aparato fiscal para que seu empreendimento esteja completamente regularizado. Será necessário solicitar a autorização para impressão das notas fiscais e a autenticação de livros fiscais. Isso é feito na prefeitura de cada cidade. Empresas que pretendam dedicar-se às atividades de indústria e comércio deverão ir à Secretaria de Estado da Fazenda. No caso do Distrito Federal, independente do segmento de atuação da empresa, esta autorização é emitida pela Secretaria de Fazenda Estadual. Uma vez que o aparato fiscal esteja pronto e registrado, sua empresa pode começar a operar legalmente.

Essa é a via crúcis enfrentada pelo empreendedor antes de tornar-se regular, termo (via crúcis) utilizado com um tom critico pela burocracia excessiva e a grande repetição de entrega de documentos em diversos órgãos (e refazer essa entrega dependendo da analise que for feita por estes) para o exercício de uma atividade que, é de se presumir, gerará renda, empregos, movimentará a economia e recolherá impostos para a Fazenda Pública, ou seja, este é o maior interessado na agilidade desse processo, sendo então o ponto central do presente artigo a simplificação desse procedimento tão árduo para o empresário, que com um esforço, principalmente da junta comercial, levará a uma otimização da sua atividade administrativa.

O processo de simplificação do registro já foi implantado no Distrito Federal, tendo recebido o nome de “Central de Atendimento Empresarial” que foi criado com o objetivo de apoiar a viabilização de negócios, simplificar e racionalizar o processo de registro e legalização de empresas, reduzir custos dos órgãos envolvidos, reduzir custos e prazos para os empresários e aumentar a eficiência dos órgãos envolvidos, com vistas a dar solução efetiva para o empresário constituir sua empresa e começar a operar em curtíssimo prazo, não deixar que caiam na informalidade, bem como incentivar a saída de empresários da informalidade.

Esta central deve contar com o apoio  da, Secretaria da Receita Federal, Secretaria de Fazenda e, Serviço Brasileiro de Apoio à Micro e Pequena Empresa - SEBRAE, Instituto Nacional da Propriedade Industrial, Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial, Trade Point e Conselho Regional de Contabilidade. Posteriormente, outros órgãos de apoio ao empresário poderão ser incluídos.

 No Posto da Junta Comercial do Distrito Federal são efetuadas a pesquisa prévia do nome empresarial desejado, evitando-se o retorno de processos por incompatibilidade de nome com outro já protegido ou por erro na sua composição e a análise prévia do ato constitutivo, o que elimina a possibilidade de exigências formais posteriores.

  Os formulários necessários podem ser adquiridos na própria Central e o empresário tem a seu dispor um ambiente de autoatendimento, com computadores que disponibilizam modelo de contrato e do formulário "Declaração de Firma Individual" para preenchimento e impressão no próprio local, bem como aparelhos, para preenchimento de outros formulários.

Esse conjunto de serviços permite que o futuro empresário, após as orientações e informações prévias recebidas e as consultas aos órgãos envolvidos, esteja apto a tomar a decisão de ingressar ou não com processo, visando a constituição da empresa e, inclusive, fazê-lo sem a utilização de serviços de terceiros.

Além de oferecer esses serviços voltados para a constituição da empresa, esse Núcleo foi estruturado, também, para que o empresário encontre orientação e informação que o ajudem a viabilizar o seu negócio. Nesse sentido, o SEBRAE tem papel preponderante, com as atividades já referidas. O Instituto Nacional da Propriedade Industrial-INPI disponibiliza os serviços relativos a registro de marcas, patentes e programas de computador, averbação de contratos de transferência de tecnologia e informações sobre documentação tecnológica. O Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial-INMETRO orienta os clientes quanto à observância das normas técnicas e legais nos produtos industrializados certificados, relativamente às unidades de medida, métodos de medição, medidas materializadas, instrumentos de medir e mercadorias patronizadas. O Trade Point propicia informações sobre oportunidades de negócios, provê assessoria especializada e de baixo custo e ajuda na articulação e integração dos exportadores e importadores com os demais agentes de comércio exterior. O Conselho Regional de Contabilidade disponibiliza informações sobre os contadores do Distrito Federal e presta a esses profissionais serviços que facilitam o seu relacionamento com o Conselho.

No Núcleo Operacional, a Central presta, em um único local, simultânea e conclusivamente, os serviços públicos necessários ao registro e à legalização de empresas (Junta Comercia, Receita Federal e Secretaria de Fazenda e Planejamento), de maneira simplificada e rápida.

Em 24 horas, a partir da sua protocolização, os processos originários do Núcleo de Orientação e Informação são deferidos e o empresário recebe o ato de constituição da sua empresa registrado, o cartão de inscrição no CGC e o cartão de inscrição (Documento de Identificação Fiscal-DIF) na Secretaria de Fazenda e Planejamento do Distrito Federal. Após receber o DIF, o empresário pode apresentar na Central, em seguida, os seus livros fiscais e o Documento de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais, os quais são autenticados e possibilitam ao interessado dirigir-se diretamente à gráfica, para mandar imprimir suas notas fiscais. O processo é tão prático que lembra uma produção industrial, por reunir todo o aparato necessário em um só local para aumentar a agilidade e a diminuição dos custos.

Quanto à documentação necessária para registro e legalização, a nova sistemática permitiu reduzir em 8 os documentos exigidos em duplicidade para firma individual e em 12 para sociedade limitada. A par disso, alterou-se a documentação exigida para inscrição no Cadastro Fiscal do Distrito Federal, substituindo-se a Declaração de Ciência quanto a Obtenção de Alvará de Funcionamento e o próprio Alvará pela Consulta Prévia para obtenção do alvará. Essa mudança, combinada com a do momento da exigência da Consulta Prévia para antes da apresentação do ato constitutivo na Junta Comercial, dá segurança ao empresário quanto à possibilidade de exercício da atividade pretendida no local desejado e quanto à descrição correta do endereço, ambos os aspectos responsáveis por alto índice de retornos de processos para correção do registro e da inscrição já deferidos e por custos decorrentes de mudança de endereço e de investimentos já efetuados.

          

Devido ao sucesso de tal sistema no DF, o Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior (MDIC), em parceria com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) e com a Junta Comercial do Distrito Federal (DF) lançaram o “Projeto Integrar” no ano de 2012. O objetivo é reunir os órgãos envolvidos no, ora demonstrado, processo de abertura da empresa. Dessa forma, os empresários poderão acessar o sistema de registro de empresas pela internet, entregar os documentos na Junta Comercial que compartilhará a documentação com os demais órgãos envolvidos.

O processo vai simplificar e agilizar a formalização das empresas, aumentando a produtividade e atraindo investimentos para melhorar o ambiente de negócios no Brasil. A previsão é que o programa seja totalmente implantado no segundo semestre de 2013. Segundo dados da Junta Comercial do Distrito Federal, a espera do empresário pela documentação, que atualmente é de 49 dias, deve ser reduzida para nove dias. Na primeira etapa do Integrar, os empresários vão conseguir analisar a viabilidade de formalizar a empresa na internet. Nas duas fases seguintes, devem preencher todas as informações de contrato social. Somente na última etapa é que será necessário comparecer à junta comercial. Nessa fase, o empresário sairá com toda a documentação para a formalização e legalização dos negócios.

No DF, o programa chega como piloto, para em seguida ser expandida a oito estados. A meta é que ele chegue a todas as unidades da Federação.

Um anúncio do Integrar ocorre ao mesmo tempo em que pesquisa da Confederação Nacional da Indústria (CNI), mostrou que a burocracia afeta 92% das empresas brasileiras. Este levantamento também destacou que o excesso de exigências eleva os custos, desvia recursos das atividades produtivas e atrapalha os investimentos. As principais dificuldades indicadas foram o número excessivo de obrigações legais, a complexidade dessas obrigações e a alta frequência de mudanças nas exigências.

CONCLUSÃO

Por fim, é de fundamental relevância e será uma grande conquista a implantação de tal sistema em todas as unidades da federação. Trata-se de respeito ao empreendedor, ao consumidor e uma demonstração de eficiência da Administração Pública. A regularidade formal é sinônima de burocracia e demora no atual sistema de registro de empresas que se encontra completamente desatualizado com a necessidade e a capacidade de interligação que a tecnologia pode trazer para solucionar tal problema. As juntas comerciais devem ter uma função maior além de conferir e arquivar a documentação, regularizar a situação junto aos demais órgãos, nada mais correto, levando em consideração que um dos grandes beneficiados do ato é a própria Fazenda.

     

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

·         http://www.facil.dnrc.gov.br/

·         http://www.dnrc.gov.br/facil/Pareceres/arquivos/NT009.pdf

·         www.dnrc.gov.br

·         Lei Nº 8.934, de 18 de NOVEMBRO de 1994 (http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/lei/lei8934.htm)

·         Requião, Rubens – Curso de Direito Comercial.

·         Ferreira, Waldemar – Tratado de Direito Comercial

·         Guia Prático para Registro de Empresas". SEBRAE. 12. 11.2008. <a href="http://www.sebrae.com.br/momento/quero-abrir-um-negocio/formalize-sua-empresa/registre/registro-de-empresas">http://www.sebrae.com.br/momento/quero-abrir-um-negocio/formalize-sua-empresa/registre/registro-de-empresas</a>.